Neuer Auftrag
Adresse eintippen, Vorschlag anklicken – fertig.
Nur relevant, falls kein bestehender Kunde erkannt wird - Haken entfernen für eine einmalige Fahrt ohne dauerhafte Kundenanlage.
📊 Kennzahlen
⚠ Warnbereich
Alles ruhig.
Karte
⏱ Vorbestellungen – nächste 2 Std.
Keine in den nächsten 2 Std.
Fahrzeugübersicht – online
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Laufende Aufträge
Noch keine Aufträge.
👥 Personaleinsatz – nächste 48 Std.
Vergleich: bereits bekannte Vorbestellungen/Serientermine je Stunde vs. laut Arbeitszeit verfügbare Fahrer. Zeigt nur bereits Gebuchtes, keine Vorhersage.
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Vorbestellungen – nach Abholzeit sortiert
Werden automatisch vor der gewünschten Abholzeit aktiv disponiert (Vorlaufzeit siehe Einstellungen).
Keine Vorbestellungen.
Storno-Archiv – stornierte Vorbestellungen in der Zukunft
Vorbestellungen, die storniert wurden, deren geplante Abholzeit aber noch bevorsteht. Über "Zurückbuchen" lässt sich eine versehentliche Stornierung rückgängig machen - der Auftrag wird wieder offen und kann erneut disponiert werden.
Keine stornierten künftigen Vorbestellungen.
Krankenfahrten-Verwaltung
Verordnung, Dauerverordnung, Genehmigung und Abrechnungsstatus je Fahrt. Klick auf "Abgerechnet", um den Status umzuschalten.
Keine Krankenfahrten.
🔗 Fahrten ohne Schein
Abgeschlossene, noch nicht abgerechnete Krankenfahrten, denen keine Verordnung
zugeordnet ist. Vorgeschlagen wird nur, was zum selben Kunden gehört und
am Fahrttag gültig war – geraten wird nicht.
Noch nicht geladen.
Feste Kilometer/Preis je Kunde & Strecke
Für Kunden, bei denen die Krankenkasse eine andere Kilometerzahl anerkennt als die tatsächlich gefahrene Route (z.B. Dialysefahrten). Einmal hier hinterlegt, werden alle künftigen Krankenfahrten dieses Kunden auf exakt dieser Strecke automatisch mit den festen Werten berechnet - bereits abgerechnete Fahrten bleiben unverändert. Abhol-/Zieladresse müssen genau wie im Auftrag geschrieben sein.
Finanzübersicht
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Offene Rechnungsfahrten
Abgeschlossene Fahrten mit Zahlungsart "Rechnung", noch nicht in Rechnung gestellt – nach Kunde gruppiert. Fahrten abwählen, falls sie nicht in diese Rechnung sollen.
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Erstellte Rechnungen
Noch keine Rechnungen.
Fahrtenbuch
Alle abgeschlossenen Fahrten im gewählten Zeitraum – als Nachweis für Buchführung/Betriebsprüfung druckbar bzw. als PDF exportierbar.
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Neuer Tarif
Legt eine neue, versionierte Tarif-Zeile an - ändert nie eine bestehende Zeile, sondern gilt ab dem gewählten Datum. Betrifft das rückwirkend bereits fakturierte Fahrten, wird unten automatisch ein Korrektur-Vorschlag angelegt.
Aktuell gültige Tarife
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Tarif-Historie
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Umsatzprognose
Zeigt je Zeitraum den bereits real disponierten/tatsächlichen Umsatz ("Bekannt") und einen statistischen Rest-Anteil für noch nicht disponierte Fahrten ("Prognose"), getrennt nach Normal- und Krankenfahrten. "Bekannt" stammt aus tatsächlich angelegten, nicht stornierten Aufträgen (Vorbestellungen/Serienfahrten bzw. Ist-Umsatz vergangener Tage) - "Prognose" ist der Durchschnitts-Umsatz des jeweiligen Wochentags aus den letzten 84 Tagen, abzüglich des bereits bekannten Anteils.
DSGVO-Aufbewahrungsfrist-Bericht
Zeigt Kunden, deren letzte bekannte Aktivität (letzte Fahrt oder letzte Rechnung, je nachdem was später ist) länger als die gewählte Anzahl Jahre zurückliegt. Reine Entscheidungsgrundlage – es wird nichts automatisch gelöscht oder verändert. Ob und wie ein aufgeführter Kunde gelöscht bzw. anonymisiert wird (unter Beibehaltung GoBD-relevanter Kernfelder), ist eine bewusste Entscheidung von Admin/Buchhaltung, keine automatische Aktion dieser Software.
Neuer Termin/Erinnerung
Offene Aufgaben, Erinnerungen und Termine der Disposition - z.B. "TÜV Wagen 3 fällig" oder "Rückruf Frau Müller". Rein intern, keine Auswirkung auf Aufträge/Disposition.
Offene Termine
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Erledigt
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Personaleinsatzplanung – Tagesbedarf
Datum wählen: zeigt je Stunde, wie viele Fahrer laut historischer Auslastung (Ø Fahrten des jeweiligen Wochentags × Ø Fahrtdauer) voraussichtlich gebraucht werden – im Vergleich zu den laut Arbeitszeit aktuell verfügbaren Fahrern. Eine Schätzung, kein automatischer Dienstplan; Spitzenzeiten innerhalb einer Stunde können den Bedarf im Einzelfall übersteigen.
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Personaleinsatzplanung – Wochenübersicht
Zeigt je Wochentag und Uhrzeit den durchschnittlichen historischen Fahrten-Bedarf der letzten Wochen (abgeschlossene Fahrten) – als Entscheidungsgrundlage dafür, wann wie viele Fahrer eingeplant werden sollten. Erzeugt keinen automatischen Dienstplan, nur die Bedarfsübersicht; die Diensteinteilung bleibt bei euch. Ergänzt das "Personaleinsatz"-Widget in der Leitstelle (das nur die nächsten 48 Std. anhand bereits bekannter Vorbestellungen zeigt) um den historischen Blick.
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Tagesplan
Der Plan für einen Betriebstag – mit Bedarf, Zuordnung, offenen Punkten und Freigabe.
Ein freigegebener Plan wird nicht mehr verändert: jede spätere Änderung erzeugt eine
neue Version, die alte bleibt als Nachweis erhalten. Solange der Plan nicht veröffentlicht ist,
ändert er nichts am laufenden Betrieb – er ist eine Vorbereitung, keine Disposition.
Bitte einen Tag wählen.
Adressen nachschärfen
Diese Einträge stammen aus dem Vorbestellungen-Import (01.07.2026) bzw. der Krankenkassen-Rechnungs-Extraktion und haben bisher nur eine grobe Orts-Näherungskoordinate oder gar keine Koordinate statt einer straßengenauen Adresse (sicherheitsrelevant, da ein Teil davon Krankenfahrten betrifft). Adresse hier korrigieren – die Suche funktioniert genauso wie überall sonst im System. Eine Korrektur bei einer Serienfahrt-Regel wirkt sich automatisch auf alle bereits erzeugten Einzeltermine dieser Regel aus.
Serienfahrt-Regeln
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Kunden-Stammadressen
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📁 Dokumentenverwaltung
Freie Ablage für alles, was nicht schon an einer bestehenden Stelle (Kundenkonto, Verordnung, Fahrzeug) hochgeladen wird - z.B. Personalunterlagen, Fahrzeugpapiere, Verträge. Beim Hochladen wird die Kategorie/Frist automatisch vorgeschlagen (falls im Dokument lesbar) - bitte kurz prüfen.
⏰ Fristen-Übersicht
Bereits abgelaufen oder fällig innerhalb der nächsten 30 Tage.
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Dokumente hochladen
Mehrere Scans/Dateien gleichzeitig hineinziehen - jede Datei muss einzeln mit Kategorie geprüft und bestätigt werden, bevor daraus tatsächlich ein Dokument wird.
📎 Dateien hierher ziehen oder klicken zum Auswählen (PDF oder Bild, mehrere gleichzeitig möglich)
Alle Dokumente
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Neue Serienfahrt-Regel
Für wiederkehrende Fahrten (z.B. Schülerbeförderung). Termine werden automatisch erzeugt – Wochenenden, Feiertage und Schulferien (Rheinland-Pfalz) werden ausgelassen.
Bei "Hin- und Rückfahrt" wird die Rückfahrt-Route automatisch aus der Hinfahrt-Adresse unten abgeleitet (vertauscht). Bei "Nur Rückfahrt" gilt die Adresse unten direkt als tatsächliche Route (z.B. Abholadresse = Schule, Zieladresse = Zuhause) - hier wird NICHTS vertauscht.
Serienfahrt-Regeln
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Sammelbeförderung
Einrichtungen mit Sammelbeförderung werden in der Einrichtungsverwaltung markiert. Fahrgäste (Kunden) werden dort im Kunden-Formular über das Feld "Einrichtung" zugeordnet.
Fahrzeug anlegen
Fahrzeugpapiere, Versicherung, Finanzierung (optional)
Fuhrpark
Noch keine Fahrzeuge.
Neuer Stammkunde
Für Festpreis-Kunden (z.B. Schülerbeförderung): überschreibt bei jeder Fahrt dieses Kunden die km-Preisberechnung (außer bei Krankenfahrten).
Ordnet diesen Fahrgast einer Sammelbeförderungs-Einrichtung zu (z.B. Seniorenzentrum, Lebenshilfe) - für die gemeinsame Fahrgast-Übersicht und den Monatsreport dieser Einrichtung.
Krankenfahrten-Stammdaten
Begleitperson
Kunden
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Kundendaten prüfen
Kunden mit erkennbar unvollständigen Stammdaten (z.B. fehlende Adresse, Zahlungsart oder Versicherungsdaten bei Krankenfahrten). Häkchen setzen und als vollständig markieren, sobald geprüft/ergänzt - danach verschwindet der Kunde aus dieser Liste.
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Vorbestellungen & Warnungen
Ab wann eine Vorbestellung automatisch in der aktiven Disposition erscheint. Typisch: 360 (6 Stunden).
Angenommene Anfahrtzeit zum Kunden: wird von der Restzeit bis zur Abholung abgezogen, bevor Gelb/Orange/Rot bestimmt wird. Typisch: 10-15.
Müssen absteigend sein (Gelb > Orange > Rot), sonst funktioniert die Ampel nicht wie gedacht - z.B. 120 / 45 / 15. Wird beim Speichern geprüft.
Fahrten ab dieser Streckenlänge werden in den Auftragslisten mit violettem Rahmen und Distanz-Badge hervorgehoben. Typisch: 50.
Live-Ankunftszeit-Ampel
Bewertet bei der Auftragserfassung, wie stark die voraussichtliche Ankunft von der gewünschten Abholzeit (bzw. "jetzt" bei Sofortfahrten) abweicht.
Typisch: 2 / 5 / 10.
Automatisierung
Die Automatik rechnet aus, wann der Wagen losfahren muss
(Abholzeit minus Anfahrt minus Wartepuffer) – und weist die Fahrt erst
diese Minuten davor zu. Vorher bleibt der Wagen für Fahrten frei, die
noch dazwischenpassen. Typisch: 10.
Solange dieser Schalter an ist, gilt jede neu angelegte Fahrt als Probe:
Sie erscheint nicht im Fahrtenbuch, nicht in Rechnungen und nicht
im Umsatz – und lässt sich später gesammelt entfernen. Für echte Fahrten
muss der Schalter aus sein. Kundendaten und Verordnungen sind davon
nie betroffen, die bleiben in jedem Fall erhalten.
Weist offene Aufträge automatisch dem am besten passenden freien Fahrzeug zu. Ausschalten für komplett manuelle Disposition (z.B. Sonderlagen) - bereits angenommene Empfehlungen werden trotzdem erfüllt.
Ein Auftrag, der so lange ohne Fahrzeug bleibt, wird automatisch storniert (nicht gelöscht - bleibt im Fahrtenbuch nachvollziehbar) und verschwindet aus den aktiven Listen. Typisch: 90.
So lange bleibt eine abgeschlossene Fahrt noch grün markiert in "Laufende Aufträge" sichtbar. Typisch: 2-3.
Ein als "frei" gemeldetes Fahrzeug ohne neue Fahrt blinkt ab dieser Wartezeit in der Fahrzeugübersicht rot. Typisch: 30.
Danach wird das Fahrzeug automatisch auf "offline" gesetzt (z.B. wenn der Fahrer Feierabend gemacht und das Abmelden vergessen hat). Muss größer sein als die Warnschwelle darüber. Typisch: 60.
Firmendaten
Erscheint auf Rechnungen und im Fahrtenbuch.
Steuernummer oder USt-IdNr. ist Pflichtangabe auf Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG) - mindestens eine der beiden sollte gepflegt sein.
Benutzerverwaltung
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Orts-Kürzel
Frei konfigurierbare Abkürzungen für Orte (z.B. "MK" für "Mülheim-Kärlich") - werden u.a. als Filter im Kunden-Tab genutzt.
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Unterschrifts-Vorlagen
Texte, die Kunden bei Bedarf über die Fahrer-App vor Ort unterschreiben (z.B. Datenschutzerklärung). Der Text wird bei jeder Anforderung eingefroren - spätere Änderungen hier wirken sich nicht auf bereits angeforderte/unterschriebene Fälle aus.
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Fahrer anlegen
Fahrer-Übersicht
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Hinweis an Fahrer senden
Erscheint in der Fahrer-App des Empfängers (bzw. bei allen Fahrern).
Gesendete Hinweise
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Führerschein-Kontrollen
Von Fahrern hochgeladene Führerschein-Fotos (Quartalskontrolle) - prüfen und freigeben oder mit Begründung zurückweisen.
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Krankenkasse anlegen
Krankenkassen-Übersicht
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Ärzte / Praxen / Kliniken
Übersicht
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Beförderungsgruppen
Eine Gruppe ist eine wiederkehrende Sammelfahrt – die Schülertour zur Förderschule,
die Dialysegruppe, die Fahrt ins Seniorenzentrum. Jeder Teilnehmer hat eigene
Wochentage: Senior 1 und 3 montags, Senior 2 und 4 dienstags. Aus den
Teilnehmerplänen erzeugt die Software für einen Zeitraum die einzelnen Fahrten –
jeder Fahrgast bleibt dabei ein eigener Auftrag und damit einzeln abrechenbar.
Neue Gruppe
Nur Einrichtungen mit aktivierter Sammelbeförderung. Fehlt eine, lässt sie sich
unter „Ärzte & Kliniken“ dafür freischalten.
Beides sind harte Regeln: Die Stoppfolge meldet einen Verstoß, statt ihn
stillschweigend hinzunehmen. „Späteste Ankunft“ ist der Schulbeginn, die Fahrzeit
schützt davor, dass ein Kind eine Stunde im Auto sitzt, weil es zuerst eingesammelt wird.
Vorhandene Gruppen
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Verordnung erfassen
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Alle Verordnungen
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Bitte eine Verordnung auswählen,
um Details einzublenden.
um Details einzublenden.